Project Procurement Management (PPM) ist eine zentrale Funktion im Projektmanagement, die sicherstellt, dass alle notwendigen Materialien, Dienstleistungen und Ressourcen rechtzeitig, innerhalb des Budgets, auftragsgemäß (PO) und in geforderter Qualität zur Verfügung stehen.

Zur Sicherstellung, dass die Projektziele effektiv und effizient erreicht werden, ist die Projektbeschaf-fung nicht nur eine Schnittstelle zwischen internen Bedarfsstellen und externen Lieferanten, sondern auch ein strategischer Hebel zur Optimierung der Kostenstruktur und der betrieblichen Effizienz.

Eine der zentralen Entscheidungen im Beschaffungsmanagement ist die Frage, ob man selbst produziert (Make) oder extern einkauft (Buy). Diese Entscheidung beeinflusst nicht nur die Projektkosten, sondern auch die Produktivität, den EBIT (Earnings Before Interest and Taxes) und den ROI (Return on Investment). Ressourcen intern zu produzieren (Make), bietet eine bessere Kontrolle und höhere Qualität, ist jedoch oft kapitalintensiv und kann die Flexibilität einschränken. Der externe Einkauf (Buy) ermöglicht einen schnellen Zugang zu Spezialwissen und kann helfen, Kapitalbindung zu minimieren, birgt jedoch das Risiko von Abhängigkeiten.

Im Kontext von Projektertrag und Kapitalrentabilität sind die Auswirkungen dieser Entscheidungs-alternative jeweils bezüglich Produktivität, Ressourcenverfügbarkeit, Lieferantenzuverlässigkeit und strategische Flexibilität sorgfältig zu analysieren und abzuwägen. Die Projektbeschaffung ist somit von strategischer Bedeutung.

Procurement Management ist nicht nur eine operative, sondern auch eine strategische Funktion innerhalb des Projektmanagements und entscheidender Erfolgsfaktor, um Wettbewerbsvorteile zu sichern und Projekte nachhaltig erfolgreich zu machen. Die Auswahl der richtigen Einkaufsstrategie hat direkten Einfluss auf die Produktivität, den Gewinn und die Rentabilität eines Projekts. Ein strukturiertes Vorgehen in der Planung, Kontrolle und Dokumentation des Beschaffungsprozesses stellt sicher, dass Projekte effizient, kostengünstig und mit hoher Qualität umgesetzt werden.

Sourcing ist der strategische Prozess der Identifizierung, Bewertung und Auswahl von Lieferanten, die den besten Wert für die benötigten Waren oder Dienstleistungen bieten. Dabei werden langfristige Lieferantenbeziehungen aufgebaut, die die Nachhaltigkeit, Innovationskraft und Flexibilität des Unternehmens stärken. Potenzielle Lieferanten werden anhand von Kriterien wie Kosten, Qualität, Zuverlässigkeit und Nachhaltigkeit bewertet. Effektives Sourcing schafft starke Lieferanten-beziehungen, sichert wettbewerbsfähige Preise und gewährleistet eine stetige Versorgung mit hochwertigen Materialien und spielt eine entscheidende Rolle im Project Procurement Management, da es wesentlich zu Effektivität und Effizienz der gesamten Beschaffung beiträgt.

Benötigte Güter und Dienstleistungen müssen in der richtigen Qualität, zu angemessenen Kosten und termingerecht geliefert werden. Eine erfolgreiche Sourcing-Strategie sorgt dafür, Risiken zu minimieren, Wettbewerbsvorteile zu erlangen und die Wertschöpfung innerhalb des Projektes zu maximieren. Die Rolle des Sourcing ist somit eng mit Entscheidungen wie „Make or Buy“ sowie der Auswahl zwischen vertikaler Integration und Supply Chain Management verknüpft, da Sourcing maßgeblich die Lieferantenlandschaft und damit die Möglichkeiten der Beschaffung gestaltet.

Das Procurement ist verantwortlich für den gesamten Beschaffungsprozess, ihm obliegen die vielfältigen Aufgaben und operativen Tätigkeiten des Einkaufs und Erwerbs von Waren und Dienstleistungen von Lieferanten, einschließlich Angebotsanfragen und Vertragsverhandlungen, der Beauftragung und Verwaltung von Bestellungen, dem Monitoring der tatsächlichen Produktion und Tracking der Lieferprozesse, der Wareneingangsbuchung, bis hin zur Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung mit Lieferanten (PtP, purchase to pay).

Die Durchführung, Kontrolle und Dokumentation des Beschaffungsprozesses sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden und dass das Projekt in Bezug auf Zeit, Kosten und Qualität auf Kurs bleibt. Die Kontrolle umfasst die Überwachung der Lieferantenperformance, die Sicherstellung der vertraglich vereinbarten Qualität der Lieferungen auf Basis der Spezifikation und das Management von Änderungen. Die lückenlose Dokumentation ist erforderlich, um den gesamten Beschaffungsprozess nachvollziehbar zu machen, Vertragsänderungen festzuhalten und aus Erfolgen sowie Fehlern zu lernen.

Expediting (lat. ex pedis = Beseitigung von Hindernissen, Förderung von Beschleunigungs-prozessen) ist ein weiterer wichtiger Bestandteil des Project Procurement Managements, der sicherstellt, dass alle Bestellungen und Lieferungen rechtzeitig und gemäß den Projektanforderungen erfolgen sowie für die Verwaltung von Vorlaufzeiten (Leadtimes) und die Minimierung von Risiken, die die Lieferkette stören könnten, wie z. B. Lieferverzögerungen oder unerwartete Produktionsprobleme. Gemeinsam bilden Sourcing, Beschaffung und Expediting einen umfassenden Rahmen, der die Effizienz der Lieferkette optimiert, Kosten senkt und die betriebliche Zuverlässigkeit erhöht, sodass Unternehmen schnell auf Marktanforderungen reagieren und ihren Wettbewerbsvorteil erhalten können.

Expediting umfasst die aktive Überwachung und Nachverfolgung von Lieferanten und Lieferungen, um sicherzustellen, dass Produktionsprozesse eingehalten und vereinbarte Liefertermine nicht überschritten werden, Verzögerungen im Projektablauf vermieden werden, Engpässe minimiert und die benötigten Materialien oder Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind.

Durch eine proaktive Expediting-Strategie können Unternehmen potenzielle Lieferprobleme frühzeitig identifizieren und Gegenmaßnahmen einleiten. Dies ist besonders wichtig bei komplexen Projekten mit vielen abhängigen Komponenten, da Verzögerungen oft erhebliche Auswirkungen auf die gesamte Projektplanung haben können. Expediting trägt somit entscheidend dazu bei, dass das Beschaffungsmanagement nicht nur Kostenaspekte, sondern auch Zeitpläne erfolgreich managen kann.